মাস: জুলাই 2023

পেপারলেস অফিসটি সত্যিই এমন একটি ধারণা যা ডেস্কের বেশ কয়েকটি পেশাদারদের কল্পনা ধারণ করেছে যারা ডেস্ককে বিশৃঙ্খলায় আবৃত। কয়েক বছর আগে, পেপারলেস অফিসের চিন্তাভাবনাটি অর্জনের জন্য একটি আদর্শ হিসাবে জনপ্রিয় হয়েছিল। এই ধারণাটি নতুন, কম বোঝা যায় যে অফিসের দক্ষতা হ্রাস করার এবং ব্যয় হ্রাস করার কম বোঝার উপায়।মূলত, "কাগজবিহীন অফিস" শব্দটি কাগজ থেকে কম্পিউটারে রেকর্ড স্থানান্তর করার পদ্ধতি বর্ণনা করে। কখনও কখনও কাগজবিহীন অফিসকে কেবল "ডকুমেন্ট ইমেজিং" হিসাবে বর্ণনা করা হয়। প্রযুক্তি উদ্যোগ হিসাবে প্রায়শই ভুল করে, কাগজবিহীন অফিসের বাস্তবায়ন এখনও প্রচুর সংস্থায় ধীর গতিতে থাকে।যদিও কাগজবিহীন অফিসটি কেবল কাগজ হ্রাস করার চেয়ে অনেক বেশি। উত্পাদনশীলতা বাড়াতে এবং ডকুমেন্ট স্টোরেজ, ম্যানিপুলেশন এবং পুনরুদ্ধার স্বয়ংক্রিয় করে অর্থ এবং সময় সাশ্রয় করার জন্য একটি দুর্দান্ত সিস্টেম তৈরি করা হয়েছিল। সত্যিই, এটি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব তথ্য সরানোর ক্ষমতা সম্পর্কে।একটি কাগজবিহীন অফিসের সাহায্যে আপনি আর কোনও নথি হারাবেন না এবং আগুনের মতো দুর্যোগগুলি কখনও আপনার মূল্যবান তথ্য ধ্বংস করতে পারে না। একটি কাগজবিহীন অফিসের সাথে সুরক্ষা আরও ভাল, কারণ আপনি কী নথিগুলি দেখেন তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।কাগজবিহীন অফিস আসলে একটি বিনিয়োগ, কারণ এটি মুদ্রণ, মেইলিং, শিপিং এবং স্টোরিং কাগজের জন্য চার্জ হ্রাস করে। গ্রাহকদের রেকর্ডগুলি পাওয়া এবং রেফারেন্স সহজ হওয়ায় সংস্থাগুলি কাগজবিহীন অফিস বাস্তবায়নের মাধ্যমে পরিষেবাও উন্নত করতে পারে।একটি কাগজবিহীন অফিস সিস্টেম ব্যবহার করা অপ্রয়োজনীয় তথ্য দূর করতে সহায়তা করে, যদিও একাধিক বিভাগ বা কর্মচারীদের উপর নির্ভরতা নেই ঠিক একই নথির মুদ্রিত অনুলিপিগুলি। এটি নথিগুলির আপডেট হওয়া সংস্করণগুলি বিতরণ করার প্রয়োজনীয়তা দূর করে। কাগজবিহীন অফিসে কোনও দস্তাবেজ আপডেট হয়ে গেলে একেবারে নতুন সংস্করণটি অবিলম্বে যারা এটির ব্যবহার করেছেন তাদের জন্য উন্মুক্ত।পেপারলেস অফিস একটি নেটওয়ার্ক অবকাঠামোতে মুদ্রিত আউটপুট গ্রহণ, অ্যাক্সেস, ভাগ করে নেওয়া এবং সঞ্চয় করে ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টকে উন্নত করে, যাতে কর্মীদের বৃহত্তর দক্ষতা অর্জন করতে দেয়। "ডকুমেন্ট ইমেজিং সিস্টেমস" শব্দটি কাগজবিহীন অফিস সফ্টওয়্যার সনাক্ত করে যা আপনাকে কাগজের রেকর্ডগুলিকে বৈদ্যুতিন ফাইলগুলিতে রূপান্তর করতে সহায়তা করতে পারে।যখন শারীরিক অনুলিপিগুলি দায়ের করার পরিবর্তে নথিগুলি বৈদ্যুতিনভাবে সংরক্ষণ করা হয়, তখন নিঃসন্দেহে কম কাগজের রেকর্ড তৈরি করা হবে এবং তাই স্টোরেজের জন্য স্থান নিঃসন্দেহে হ্রাস করা হবে। এটি অফিস এবং গুদামের স্থান হ্রাস পেতে পারে এমন শহরগুলিতে অবস্থিত সংস্থাগুলির জন্য উল্লেখযোগ্য সঞ্চয় আনতে পারে।কাগজবিহীন অফিসের চিন্তাকে আলিঙ্গন করার জন্য, লোকেরা তাদের কাগজ ব্যবহারের অভ্যাসটি উন্নত করতে হবে। কর্মচারীদের কেবল একটি কাগজবিহীন অফিস গ্রহণ করার জন্য ব্যবহারকারী-বান্ধব সিস্টেমগুলির প্রয়োজন যা দর্শকদের কাজের কর্মক্ষমতা ত্যাগের চেয়ে কাগজ ছাড়াই সত্যই কাজ করতে দেয়। অনেকটা নতুন সিস্টেমের মতো, সেখানে একটি শেখার বক্ররেখা রয়েছে।কাগজ ছাড়াই কাজ করা অভ্যস্ত লাগে, পাশাপাশি কর্মীদের দ্বারা কিছু প্রতিরোধের আশা করা যায়। এখানেই প্রতিটি ব্যক্তির দৈনিক কার্যগুলিতে কাগজবিহীন অফিসের সুবিধার জন্য প্রশিক্ষণ এবং কোচিং করা অপরিহার্য।কাগজবিহীন অফিস প্রযুক্তির বাজারটি বিস্ফোরিত হয়েছে এবং তীব্র প্রতিযোগিতা দাম কমিয়ে দিয়েছে। প্রযুক্তি অবশেষে মূল পয়েন্টে পৌঁছেছে যেখানে একটি কাগজবিহীন অফিস আসলে আপনার নখদর্পণে রয়েছে। হাই-এন্ড ডাটাবেস প্রযুক্তি থেকে উপকৃত নতুন ওয়েব প্রোগ্রামিং ভাষাগুলি আসলে একটি কাগজবিহীন অফিসের প্রতিশ্রুতি প্রদান করছে।কাগজবিহীন অফিসকে এমন একটি উদ্দেশ্য হিসাবে নিয়ে আলোচনা করা হয়েছে যা কখনও অর্জন করা হয়নি। কাগজবিহীন অফিসের ভবিষ্যদ্বাণীগুলি 10 বছর আগে শুরু হওয়ার পরে, পরিসংখ্যানগুলি দেখায় যে বিশ্বের 90% তথ্য কিছু পুনরুদ্ধারযোগ্য বিন্যাসে রয়েছে। তবুও, একটি কাগজবিহীন অফিস বানোয়াট করার দীর্ঘকালীন লক্ষ্যটি অবশেষে উত্থিত হতে শুরু করেছে।...