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实现无纸化办公

发表于 八月 10, 2023 作者: Denver Mallick

无纸化办公室确实是一个概念,它吸引了几位专业人士的想象力,这些专业人员被杂乱无章。 几年前,对无纸化办公室的想法被普遍普及,是理想的人。 这个想法是较新的,鲜为人知的方法,即大幅提高办公效率和降低成本。

基本上,“无纸化办公室”一词描述了将记录从纸转移到计算机的过程。 有时,无纸化办公室被简单地描述为“文档成像”。 在许多组织中,无纸化办公室的实施通常仍被误认为是一项技术计划。

不过,无纸化的办公室确实不仅仅是简单地减少纸张。 创建了一个出色的系统,以提高生产率,并通过自动化文档存储,操纵和检索来节省金钱和时间。 确实,这确实是关于尽可能快地移动信息的能力。

有了一个无纸化的办公室,您将永远不会丢失其他文件,而诸如火灾之类的灾难将永远不会破坏您的宝贵信息。 无纸办公室同样,安全性会更好,因为您可以控制谁看到哪些文件。

无纸化办公室实际上是一项投资,因为它导致印刷,邮寄,运输和存储纸的费用减少。 公司还可以通过实施无纸化办公室来改善服务,因为客户记录更容易获得和参考。

使用无纸化的办公系统有助于消除冗余信息,而多个部门或员工不依赖完全同一文档的印刷副本。 这消除了分发文档更新版本的必要性。 一旦在无纸化办公室更新文档后,全新版本就会立即向所有使用该文档开放。

无纸化办公室通过在网络基础架构中获取,访问,共享和存储印刷输出来改善文档管理,从而使员工获得更高的效率。 “文档成像系统”一词标识了无纸化办公软件,可以帮助您将纸记录转换为电子文件。

当文档以电子方式存储而不是将物理副本归档时,毫无疑问会生成更少的纸质记录,因此所需的存储空间无疑将被最小化。 这可能为位于办公室和仓库空间减少的城市的公司带来了可观的节省。

为了拥抱无纸化办公室的思想,人们必须养成使用纸的习惯。 让员工简单地接受无纸化办公室需要用户友好的系统,这些系统使访问者可以在没有纸张而不是牺牲工作绩效的情况下真正工作。 就像新系统一样,也存在学习曲线。

不用纸张工作,再加上员工的某些阻力。 在这里,在每个人的日常任务上对无纸化办公室的优势进行培训和教练至关重要。

无纸化办公技术的市场爆炸了,激烈的竞争降低了。 技术终于到达了无纸化办公室实际上触手可及的要点。 从高端数据库技术中受益的新的Web编程语言实际上是在无纸化办公室的承诺中提供的。

将无纸化办公室作为一个从未实现的目标进行了讨论。 尽管对无纸化办公室的预测始于10年前,但统计数据表明,全球90%的信息仍以某种可回收的形式。 然而,制造无纸化办公室的长期目标终于开始出现。