Đạt được Văn Phòng Không Giấy Tờ

Văn phòng không giấy tờ thực sự là một khái niệm đã chiếm được trí tưởng tượng của một số chuyên gia bàn được bao phủ trong sự lộn xộn. Vài năm trước, ý nghĩ của văn phòng không giấy tờ đã được phổ biến là một lý tưởng để tìm kiếm đạt được. Ý tưởng là một trong những cách mới hơn, ít được hiểu để tăng hiệu quả văn phòng và giảm chi phí.

Về cơ bản, từ "Văn phòng không giấy tờ" mô tả quy trình chuyển các hồ sơ từ giấy sang máy tính. Đôi khi văn phòng không giấy tờ được mô tả đơn giản là "hình ảnh tài liệu". Thường bị nhầm là một sáng kiến ​​công nghệ, việc thực hiện văn phòng không giấy tờ vẫn đang trong chuyển động chậm trong rất nhiều tổ chức.

Văn phòng không giấy tờ thực sự không chỉ đơn giản là giảm giấy. Một hệ thống tuyệt vời đã được tạo ra để tăng năng suất và tiết kiệm tiền và thời gian bằng cách tự động hóa lưu trữ, thao tác và truy xuất tài liệu. Thực sự, nó thực sự là về khả năng di chuyển thông tin càng nhanh càng tốt.

Với một văn phòng không giấy tờ, bạn sẽ không bao giờ mất một tài liệu khác và những thảm họa như hỏa hoạn không thể phá hủy thông tin có giá trị của bạn. Bảo mật là cách tốt hơn với một văn phòng không giấy tờ, bởi vì bạn có thể kiểm soát ai nhìn thấy những gì tài liệu.

Văn phòng không giấy tờ trên thực tế là một khoản đầu tư, bởi vì nó dẫn đến giảm phí in, gửi thư, vận chuyển và lưu trữ giấy. Các công ty cũng có thể cải thiện dịch vụ thông qua việc triển khai văn phòng không giấy tờ vì hồ sơ khách hàng dễ dàng nhận được và tham khảo hơn.

Sử dụng một hệ thống văn phòng không giấy tờ giúp loại bỏ thông tin dự phòng, trong khi không có sự phụ thuộc vào nhiều bộ phận hoặc nhân viên để sở hữu các bản sao in của chính xác cùng một tài liệu. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết phải phân phối các phiên bản cập nhật của các tài liệu. Khi một tài liệu được cập nhật trong văn phòng không giấy tờ, phiên bản hoàn toàn mới ngay lập tức mở ra cho tất cả những người sử dụng nó.

Văn phòng không giấy tờ cải thiện quản lý tài liệu bằng cách có được, truy cập, chia sẻ và lưu trữ đầu ra in trong cơ sở hạ tầng được nối mạng, cho phép nhân viên đạt được hiệu quả cao hơn. Từ "Hệ thống hình ảnh tài liệu" xác định phần mềm văn phòng không giấy tờ có thể giúp bạn chuyển đổi các bản ghi giấy thành các tệp điện tử.

Khi các tài liệu được lưu trữ điện tử thay vì có các bản sao vật lý được nộp, ít hồ sơ giấy chắc chắn sẽ được sản xuất và do đó không gian để lưu trữ yêu cầu chắc chắn sẽ được giảm thiểu. Điều này có thể mang lại sự tiết kiệm đáng kể cho các công ty được đặt tại các thành phố nơi không gian văn phòng và kho giảm.

Để nắm lấy suy nghĩ của văn phòng không giấy tờ, mọi người phải cải thiện thói quen sử dụng giấy. Việc nhân viên chỉ cần chấp nhận một văn phòng không giấy tờ yêu cầu các hệ thống thân thiện với người dùng cho phép khách truy cập thực sự làm việc mà không cần giấy thay vì hy sinh hiệu suất công việc. Giống như các hệ thống mới, tồn tại một đường cong học tập.

Làm việc mà không có giấy được sử dụng, cộng với một số sự kháng cự của nhân viên có thể được mong đợi. Đó là nơi đào tạo và huấn luyện về những lợi thế của văn phòng không giấy tờ cho các nhiệm vụ hàng ngày của mỗi cá nhân là rất cần thiết.

Thị trường cho công nghệ văn phòng không giấy tờ đã bùng nổ, và cạnh tranh khốc liệt đã giảm giá. Công nghệ cuối cùng đã đạt đến điểm chính nơi một văn phòng không giấy tờ trên thực tế trong tầm tay bạn. Các ngôn ngữ lập trình web mới được hưởng lợi từ công nghệ cơ sở dữ liệu cao cấp thực sự đang mang đến lời hứa của một văn phòng không giấy tờ.

Phần lớn đã được thảo luận về văn phòng không giấy tờ như một mục tiêu chưa bao giờ đạt được. Trong khi các dự đoán của văn phòng không giấy tờ bắt đầu hơn 10 năm trước, số liệu thống kê cho thấy 90% thông tin của thế giới tiếp tục ở một số định dạng có thể phục hồi. Tuy nhiên, mục tiêu lâu dài là chế tạo một văn phòng không giấy tờ cuối cùng đã bắt đầu xuất hiện.