Kağıtsız Ofise Ulaşmak

Kağıtsız ofis gerçekten masaları dağınıklıkla kaplı olan birkaç profesyonelin hayal gücünü yakalayan bir kavramdır. Birkaç yıl önce, kağıtsız ofis düşüncesi, elde etmek için ideal bir ideal olarak popüler hale getirildi. Fikir, ofis verimliliğini büyük ölçüde artırmanın ve maliyetleri azaltmanın daha yeni, daha az anlaşılan yolları arasındadır.

Temel olarak, "kağıtsız ofis" kelimesi, kayıtları kağıttan bilgisayara aktarma prosedürünü açıklar. Bazen kağıtsız ofis basitçe "belge görüntüleme" olarak tanımlanır. Genellikle bir teknoloji girişimi olarak yanlış olan, kağıtsız ofisin uygulanması birçok kuruluşta hala yavaş hareket halindedir.

Kağıtsız ofis gerçekten de kağıdı azaltmaktan çok daha fazlası. Belge depolama, manipülasyon ve alımı otomatikleştirerek üretkenliği artırmak ve para ve zamandan tasarruf etmek için mükemmel bir sistem oluşturuldu. Gerçekten, bilgiyi olabildiğince hızlı hareket ettirme yeteneği ile ilgilidir.

Kağıtsız bir ofisle başka bir belgeyi kaybetmeyeceksiniz ve yangınlar gibi felaketler değerli bilgilerinizi asla yok edemez. Kağıtsız bir ofisle güvenlik çok daha iyi, çünkü hangi belgeleri kimin gördüğünü kontrol edebilirsiniz.

Kağıtsız ofis aslında bir yatırımdır, çünkü bu, yazdırma, posta, nakliye ve kağıt depolama için daha az ücretlerle sonuçlanır. Müşteri kayıtlarının elde edilmesi ve referans olması daha kolay olduğundan, şirketler kağıtsız ofisi uygulayarak hizmeti geliştirebilir.

Kağıtsız bir ofis sistemi kullanmak, aynı belgenin basılı kopyalarına sahip olmasına birden fazla departmana veya çalışanlara bağımlılık olmasa da, gereksiz bilgileri ortadan kaldırmaya yardımcı olur. Bu, belgelerin güncellenmiş sürümlerini dağıtma gerekliliğini ortadan kaldırır. Bir belge kağıtsız ofiste güncellendikten sonra yepyeni sürüm, kullanımı olan herkese hemen açıktır.

Kağıtsız ofis, basılı çıktıyı ağa bağlı bir altyapıda elde ederek, erişerek, paylaşarak ve saklayarak, çalışanların daha fazla verimlilik elde etmesini sağlayarak belge yönetimini geliştirir. "Belge Görüntüleme Sistemleri" kelimesi, kağıt kayıtlarını elektronik dosyalara dönüştürmenize yardımcı olabilecek kağıtsız ofis yazılımı tanımlar.

Belgeler fiziksel kopyaların dosyalanması yerine elektronik olarak saklandığında, daha az kağıt kayıt şüphesiz üretilecek ve bu nedenle depolama alanı şüphesiz en aza indirilecektir. Bu, ofis ve depo alanının azaldığı şehirlerde bulunan şirketler için önemli tasarruf sağlayabilir.

Kağıtsız ofis düşüncesini benimsemek için, insanlar kağıt kullanma alışkanlıklarını geliştirmek zorundadır. Çalışanların kağıtsız bir ofisi kabul etmelerini sağlamak, ziyaretçilerin iş performansını feda etmek yerine gerçekten kağıt olmadan çalışmasına izin veren kullanıcı dostu sistemler gerektirir. Yeni sistemler gibi, bir öğrenme eğrisi vardır.

Kağıtsız çalışmak alışkındır, ayrıca çalışanların biraz direnci beklenebilir. Burada, kağıtsız ofisin her bireyin günlük görevlerine avantajları konusunda eğitim ve koçluk gereklidir.

Kağıtsız ofis teknolojisi için pazar patladı ve yoğun rekabet fiyatları düşürdü. Teknoloji nihayet kağıtsız bir ofisin aslında parmaklarınızın ucunda olduğu ana noktaya ulaştı. Üst düzey veritabanı teknolojisinden yararlanan yeni web programlama dilleri aslında kağıtsız bir ofis vaadini sunuyor.

Çok şey, kağıtsız ofisi asla elde edilmeyen bir hedef olarak tartışıldı. Kağıtsız ofisin tahminleri 10 yıl önce başlarken, istatistikler dünya bilgilerinin% 90'ının geri kazanılabilir bir formatta olmaya devam ettiğini gösteriyor. Bununla birlikte, kağıtsız bir ofis üretmenin uzun süredir devam eden hedefi nihayet ortaya çıkmaya başlıyor.