Conquistando O Escritório Sem Papel

O escritório sem papel é realmente um conceito que capturou a imaginação de vários profissionais cujas mesas estão cobertas de desordem. Alguns anos atrás, o pensamento do escritório sem papel foi popularizado sendo o ideal à procura de alcançar. A idéia está entre as maneiras mais recentes e menos compreendidas de aumentar drasticamente a eficiência do escritório e reduzir os custos.

Basicamente, a palavra "escritório sem papel" descreve o procedimento de transferência de registros de papel para computador. Às vezes, o escritório sem papel é descrito simplesmente como "imagens de documentos". Freqüentemente confundido como uma iniciativa de tecnologia, a implementação do escritório sem papel ainda está em câmera lenta em muitas organizações.

O escritório sem papel é realmente muito mais do que simplesmente reduzir o papel. Um excelente sistema foi criado para aumentar a produtividade e economizar dinheiro e tempo automatizando o armazenamento, a manipulação e a recuperação de documentos. Realmente, é realmente sobre a capacidade de mover informações o mais rápido possível.

Com um escritório sem papel, você nunca perderá outro documento, e desastres como incêndios nunca podem destruir suas informações valiosas. A segurança é muito melhor com um escritório sem papel, porque você pode controlar quem vê quais documentos.

O escritório sem papel é de fato um investimento, porque resulta em cobranças reduzidas por impressão, correspondência, envio e armazenamento de papel. As empresas também podem melhorar o serviço através da implementação do escritório sem papel, pois os registros dos clientes são mais fáceis de obter e referência.

O uso de um sistema de escritório sem papel ajuda a eliminar informações redundantes, embora não haja dependência de vários departamentos ou funcionários para possuir cópias impressas exatamente do mesmo documento. Isso elimina a necessidade de distribuir versões atualizadas dos documentos. Depois que um documento é atualizado no escritório sem papel, a nova versão está imediatamente aberta a todos que usam o uso dele.

O escritório sem papel melhora o gerenciamento de documentos, obtendo, acessando, compartilhando e armazenando saída impressa em uma infraestrutura em rede, permitindo que os funcionários obtenham maior eficiência. A palavra "Sistemas de imagem de documentos" identifica o software de escritório sem papel que pode ajudá -lo a converter registros de papel em arquivos eletrônicos.

Quando os documentos são armazenados eletronicamente, em vez de ter cópias físicas arquivadas, menos registros em papel serão, sem dúvida, e, portanto, o espaço para armazenamento necessário será, sem dúvida, minimizado. Isso pode provocar uma economia significativa para empresas localizadas nas cidades onde o espaço de escritório e armazém é reduzido.

Para abraçar o pensamento do escritório sem papel, as pessoas precisam melhorar seu hábito de usar papel. Fazer com que os funcionários simplesmente aceitem um escritório sem papel, exige sistemas amigáveis ​​que permitam aos visitantes realmente funcionar sem papel, em vez de sacrificar o desempenho do trabalho. Assim como novos sistemas, existe uma curva de aprendizado.

Trabalhar sem papel leva a ser acostumado, além de alguma resistência pelos funcionários. É aí que é essencial treinamento e treinamento com as vantagens do escritório sem papel para as tarefas diárias de cada indivíduo.

O mercado da tecnologia de escritório sem papel explodiu e a intensa concorrência reduziu os preços. A tecnologia finalmente atingiu o ponto principal em que um escritório sem papel está de fato na ponta dos dedos. Novas linguagens de programação da Web que se beneficiam da tecnologia de banco de dados sofisticadas estão realmente cumprindo a promessa de um escritório sem papel.

Muito foi discutido o escritório sem papel como um objetivo que nunca foi alcançado. Embora as previsões do escritório sem papel tenham começado há mais de 10 anos, as estatísticas mostram que 90% das informações do mundo continuam em algum formato recuperável. No entanto, o objetivo de longa data de fabricar um escritório sem papel está finalmente começando a surgir.