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Raggiungere L'ufficio Senza Carta

Pubblicato il Luglio 10, 2023 da Denver Mallick

L'ufficio senza carta è davvero un concetto che ha catturato l'immaginazione di diversi professionisti che le scrivanie sono coperte di disordine. Alcuni anni fa, il pensiero dell'ufficio senza carta era resa popolare come la ricerca ideale. L'idea è tra i modi più recenti e meno compresi per aumentare drasticamente l'efficienza dell'ufficio e ridurre i costi.

Fondamentalmente, la parola "ufficio senza carta" descrive la procedura di trasferimento di record dalla carta al computer. A volte l'ufficio senza carta è descritto semplicemente come "imaging di documenti". Spesso scambiato come iniziativa tecnologica, l'implementazione dell'ufficio senza carta è ancora al rallentatore in molte organizzazioni.

Tuttavia, l'ufficio senza carta è molto più che semplicemente riducendo la carta. È stato creato un eccellente sistema per aumentare la produttività e risparmiare denaro e tempo automatizzando l'archiviazione, la manipolazione e il recupero dei documenti. Davvero, si tratta davvero della capacità di spostare le informazioni il più velocemente possibile.

Con un ufficio senza carta non perderai mai un altro documento e le catastrofi come gli incendi non possono mai distruggere le tue preziose informazioni. La sicurezza è molto meglio con un ufficio senza carta, perché puoi controllare chi vede quali documenti.

L'ufficio senza carta è in realtà un investimento, perché si traduce in addebiti ridotti per la stampa, la spedizione, la spedizione e la conservazione della carta. Le aziende possono anche migliorare il servizio attraverso l'implementazione dell'ufficio senza carta poiché i record dei clienti sono più facili da ottenere e fare riferimento.

L'uso di un sistema di uffici senza carta aiuta a eliminare le informazioni ridondanti, mentre non vi è dipendenza da più dipartimenti o dipendenti per possedere copie stampate esattamente dello stesso documento. Ciò elimina la necessità di distribuire versioni aggiornate dei documenti. Una volta aggiornato un documento nell'ufficio senza carta, la versione nuova di zecca è immediatamente aperta a tutti coloro che ne hanno utilizzato.

L'ufficio senza carta migliora la gestione dei documenti ottenendo, accedendo, condividendo e archiviando l'output stampato in un'infrastruttura in rete, consentendo ai dipendenti di raggiungere una maggiore efficienza. La parola "Sistemi di imaging di documenti" identifica il software Office senza carta che può aiutarti a convertire i record cartacei in file elettronici.

Quando i documenti vengono archiviati elettronicamente anziché avere copie fisiche archiviate, verranno senza dubbio prodotta meno record cartacei e quindi lo spazio per la conservazione richiesto sarà senza dubbio minimizzato. Ciò può causare risparmi significativi per le aziende che si trovano nelle città in cui lo spazio per uffici e magazzini arriva a riduzione.

Per abbracciare il pensiero dell'ufficio senza carta, le persone devono migliorare la loro abitudine di usare la carta. Far semplicemente accettare i dipendenti a un ufficio senza carta richiede sistemi intuitivi che consentano ai visitatori di lavorare davvero senza carta piuttosto che sacrificare le prestazioni lavorative. Proprio come nuovi sistemi, esiste una curva di apprendimento.

Il lavoro senza carta richiede, oltre a una certa resistenza da parte dei dipendenti. È qui che la formazione e il coaching sui vantaggi dell'ufficio senza carta per le attività quotidiane di ciascun individuo è essenziale.

Il mercato per la tecnologia degli uffici senza carta è esploso e un'intensa concorrenza ha ridotto i prezzi. La tecnologia ha finalmente raggiunto il punto principale in cui un ufficio senza carta è in realtà a portata di mano. Nuovi linguaggi di programmazione Web che beneficiano della tecnologia di database di fascia alta stanno effettivamente mantenendo la promessa di un ufficio senza carta.

Molto è stato discusso dell'ufficio senza carta come un obiettivo che non è mai stato raggiunto. Mentre le previsioni dell'ufficio senza carta sono iniziate oltre 10 anni fa, le statistiche mostrano che il 90% delle informazioni del mondo continua ad essere in un formato recuperabile. Tuttavia, l'obiettivo di lunga data di fabbricare un ufficio senza carta sta finalmente iniziando a emergere.