Mencapai Paperless Office

Kantor tanpa kertas benar -benar merupakan konsep yang telah menangkap imajinasi beberapa profesional yang meja tertutup kekacauan. Beberapa tahun yang lalu, pemikiran kantor tanpa kertas dipopulerkan menjadi orang yang ingin dicapai. Idenya adalah salah satu cara yang lebih baru dan kurang dipahami untuk meningkatkan efisiensi kantor secara drastis dan mengurangi biaya.

Pada dasarnya, kata "kantor tanpa kertas" menjelaskan prosedur mentransfer catatan dari kertas ke komputer. Terkadang kantor tanpa kertas digambarkan hanya sebagai "pencitraan dokumen". Seringkali keliru sebagai inisiatif teknologi, implementasi kantor tanpa kertas masih dalam gerakan lambat di banyak organisasi.

Kantor tanpa kertas memang lebih dari sekadar mengurangi kertas. Sistem yang sangat baik dibuat untuk meningkatkan produktivitas dan menghemat uang dan waktu dengan mengotomatisasi penyimpanan dokumen, manipulasi, dan pengambilan. Sungguh, ini benar -benar tentang kemampuan untuk memindahkan informasi secepat mungkin.

Dengan kantor tanpa kertas, Anda tidak akan pernah kehilangan dokumen lain, dan bencana seperti kebakaran tidak pernah bisa menghancurkan informasi berharga Anda. Keamanan jauh lebih baik dengan kantor tanpa kertas juga, karena Anda dapat mengendalikan siapa yang melihat dokumen apa.

Kantor tanpa kertas sebenarnya merupakan investasi, karena menghasilkan pengurangan biaya untuk mencetak, surat, pengiriman, dan penyimpanan kertas. Perusahaan juga dapat meningkatkan layanan melalui penerapan kantor tanpa kertas karena catatan pelanggan lebih mudah didapat dan dirujuk.

Menggunakan sistem kantor tanpa kertas membantu menghilangkan informasi yang berlebihan, sementara tidak ada ketergantungan pada banyak departemen atau karyawan untuk memiliki salinan cetak dari dokumen yang persis sama. Ini menghilangkan kebutuhan untuk mendistribusikan versi dokumen yang diperbarui. Setelah dokumen diperbarui di kantor tanpa kertas, versi baru segera terbuka untuk semua yang telah menggunakannya.

Kantor tanpa kertas meningkatkan manajemen dokumen dengan memperoleh, mengakses, berbagi, dan menyimpan output cetak dalam infrastruktur jaringan, yang memungkinkan karyawan untuk mencapai efisiensi yang lebih besar. Kata "sistem pencitraan dokumen" mengidentifikasi perangkat lunak kantor tanpa kertas yang dapat membantu Anda mengubah catatan kertas menjadi file elektronik.

Ketika dokumen disimpan secara elektronik daripada memiliki salinan fisik yang diajukan, lebih sedikit catatan kertas tidak diragukan lagi akan diproduksi dan oleh karena itu ruang untuk penyimpanan yang diperlukan tidak diragukan lagi akan diminimalkan. Ini dapat membawa penghematan yang signifikan bagi perusahaan yang berlokasi di kota -kota di mana ruang kantor dan gudang dikurangi.

Untuk merangkul pemikiran kantor tanpa kertas, orang -orang harus meningkatkan kebiasaan mereka menggunakan kertas. Membuat karyawan hanya menerima kantor tanpa kertas membutuhkan sistem ramah pengguna yang memungkinkan pengunjung untuk benar-benar bekerja tanpa kertas daripada mengorbankan kinerja pekerjaan. Sama seperti sistem baru, ada kurva belajar.

Bekerja tanpa kertas sudah terbiasa, ditambah beberapa perlawanan oleh karyawan dapat diharapkan. Di situlah pelatihan dan pembinaan atas keuntungan kantor tanpa kertas untuk tugas harian masing -masing individu sangat penting.

Pasar untuk teknologi kantor tanpa kertas telah meledak, dan persaingan yang intens telah menurunkan harga. Teknologi akhirnya mencapai titik utama di mana kantor tanpa kertas sebenarnya ada di ujung jari Anda. Bahasa pemrograman web baru yang mendapat manfaat dari teknologi basis data kelas atas sebenarnya memberikan janji kantor tanpa kertas.

Banyak yang telah dibahas kantor tanpa kertas sebagai tujuan yang tidak pernah tercapai. Sementara prediksi kantor tanpa kertas dimulai lebih dari 10 tahun yang lalu, statistik menunjukkan bahwa 90% dari informasi dunia terus berada dalam beberapa format yang dapat dipulihkan. Namun demikian, tujuan lama untuk membuat kantor tanpa kertas akhirnya mulai muncul.