उपनाम: प्रणाली

हालांकि कंपनियों के पास सामूहिक रूप से रखने में बहुत कुछ है, इसके अलावा वे बहुत सारे तरीकों से भिन्न होते हैं। कुछ कंपनियां बड़ी हैं, कुछ छोटे हैं और कुछ केवल एक उत्पाद क्षेत्र में काम करते हैं, अन्य बहुत सारे विविध क्षेत्रों में काम करते हैं। कुछ थोड़े भौगोलिक क्षेत्र में काम करते हैं जबकि अन्य ग्रह के बहुत से देशों में व्यापार करते हैं। इन विभिन्न उद्देश्यों, रणनीतियों और स्थितियों को संभालने के लिए, कंपनियां विभिन्न संरचनाओं को अपनाती हैं। विभाग को व्यवसाय को प्रबंधनीय सबयूनिट्स में विभाजित करने की प्रक्रिया हो सकती है। सबयूनिट्स को विभागों, डिवीजनों या वर्गों के रूप में जाना जाता है। फर्मों की सटीक जरूरतों को पूरा करने के लिए आजकल कई लचीली संरचनाएं अपनाई जाती हैं। जब कम कीमत और दक्षता सफल लक्ष्य उपलब्धि की कुंजी होगी, तो पूर्ति कंपनियों को कार्यात्मक विभाग का उपयोग करना चाहिए। इसमें कर्मचारियों को उनके द्वारा किए गए व्यापक कार्यों के अनुसार समूहीकृत करना शामिल है। आम तौर पर, अलग -अलग विभाग व्यावसायिक उद्यम की आपके सभी प्रमुख गतिविधियों के लिए निर्मित होते हैं। उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण कंपनी में, व्यवसाय के अस्तित्व के लिए आवश्यक कार्य उत्पादन, विपणन और वित्त हैं। हालांकि, गैर-विनिर्माण चिंताओं में ये कार्य भिन्न होते हैं। एक परिवहन कंपनी में, मुख्य तत्व क्षेत्र संचालन, बिक्री और वित्त हो सकते हैं। यदि व्यवसाय बड़ा है, या बस डाल दिया जाता है, क्योंकि कंपनी बढ़ती है प्रमुख विभागों को उप -विभाजित किया जा सकता है। मौलिक विचार विशेषज्ञता से लाभान्वित होगा। यदि व्यवसाय बड़ा है और एक अच्छी तरह से संतुलित वातावरण में संचालित होता है, तो यह संरचना को औपचारिक रूप देने के लिए खर्च कर सकता है। प्रतिस्पर्धा की तीव्रता जितनी अधिक होगी, उच्चतर विकेंद्रीकरण की मात्रा होगी। परिवेश की अस्थिरता जितनी अधिक होगी, अधिक विकेंद्रीकृत और लचीली कंपनी की आवश्यकता होती है और अपनी रणनीति के साथ उपयुक्त संगठनात्मक शैली को लागू करने वाली कंपनियां उन लोगों की तुलना में अधिक प्रभावी हो सकती हैं जो इन-एक्यूटरी स्टाइल का उपयोग करते हैं। यह सवाल कि किस तरह की संरचना सबसे अधिक लाभकारी है, उनके पास एक भी सही उत्तर नहीं है। यह समस्या पर निर्भर करेगा। कुछ कंपनी को स्थिर प्रणालियों की आवश्यकता होती है, हालांकि कुछ अन्य लचीली प्रणालियों की आवश्यकता होती है। कर्तव्य, प्रौद्योगिकी, पर्यावरण और व्यवसाय के सदस्यों की आवश्यकताओं का प्रकार कई कारक हैं जो संरचना के रूप को प्रभावित करते हैं।...

पेपरलेस कार्यालय वास्तव में एक अवधारणा है जिसने कई पेशेवरों की कल्पना पर कब्जा कर लिया है, जिनके डेस्क अव्यवस्था में शामिल हैं। कुछ साल पहले, पेपरलेस कार्यालय के विचार को एक आदर्श के रूप में लोकप्रिय बनाया गया था। यह विचार नए, कम समझे जाने वाले तरीकों में से एक है जो कार्यालय की दक्षता में भारी वृद्धि और लागत को कम करने के लिए है।मूल रूप से, "पेपरलेस ऑफिस" शब्द कागज से कंप्यूटर में रिकॉर्ड स्थानांतरित करने की प्रक्रिया का वर्णन करता है। कभी -कभी पेपरलेस कार्यालय को केवल "दस्तावेज़ इमेजिंग" के रूप में वर्णित किया जाता है। अक्सर एक प्रौद्योगिकी पहल के रूप में गलत है, पेपरलेस कार्यालय का कार्यान्वयन अभी भी बहुत सारे संगठनों में धीमी गति में है।पेपरलेस कार्यालय वास्तव में केवल कागज को कम करने की तुलना में बहुत अधिक है, हालांकि। दस्तावेज़ भंडारण, हेरफेर और पुनर्प्राप्ति को स्वचालित करके उत्पादकता बढ़ाने और पैसे और समय बचाने के लिए एक उत्कृष्ट प्रणाली बनाई गई थी। वास्तव में, यह वास्तव में जितनी जल्दी हो सके जानकारी को स्थानांतरित करने की क्षमता के बारे में है।एक पेपरलेस कार्यालय के साथ आप कभी भी एक और दस्तावेज नहीं खोएंगे, और आग जैसी आपदाएं कभी भी आपकी मूल्यवान जानकारी को नष्ट नहीं कर सकती हैं। सुरक्षा एक पेपरलेस कार्यालय के साथ बेहतर है, क्योंकि आप नियंत्रित कर सकते हैं कि कौन क्या दस्तावेज देखता है।पेपरलेस कार्यालय वास्तव में एक निवेश है, क्योंकि यह मुद्रण, मेलिंग, शिपिंग और भंडारण कागज के लिए कम शुल्क के परिणामस्वरूप होता है। कंपनियां पेपरलेस कार्यालय को लागू करने के माध्यम से भी सेवा में सुधार कर सकती हैं क्योंकि ग्राहक रिकॉर्ड प्राप्त करना और संदर्भ करना आसान है।एक पेपरलेस ऑफिस सिस्टम का उपयोग करने से निरर्थक जानकारी को समाप्त करने में मदद मिलती है, जबकि कई विभागों या कर्मचारियों पर कोई निर्भरता नहीं होती है, जिसमें बिल्कुल उसी दस्तावेज की मुद्रित प्रतियां होती हैं। यह दस्तावेज़ों के अद्यतन संस्करणों को वितरित करने की आवश्यकता को समाप्त करता है। एक बार एक दस्तावेज़ को पेपरलेस कार्यालय में अपडेट कर दिया जाता है। ब्रांड का नया संस्करण तुरंत उन सभी के लिए खुला है जो इसका उपयोग करते हैं।पेपरलेस कार्यालय एक नेटवर्क बुनियादी ढांचे में मुद्रित आउटपुट को प्राप्त करने, पहुंचने, साझा करने और संग्रहीत करके दस्तावेज़ प्रबंधन में सुधार करता है, जिससे कर्मचारियों को अधिक दक्षता प्राप्त करने की अनुमति मिलती है। शब्द "डॉक्यूमेंट इमेजिंग सिस्टम" पेपरलेस ऑफिस सॉफ्टवेयर की पहचान करता है जो आपको पेपर रिकॉर्ड को इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों में बदलने में मदद कर सकता है।जब दस्तावेजों को भौतिक रूप से दायर किए जाने के बजाय इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किया जाता है, तो कम पेपर रिकॉर्ड निस्संदेह उत्पादन किया जाएगा और इसलिए आवश्यक भंडारण के लिए स्थान निस्संदेह कम से कम किया जाएगा। यह उन कंपनियों के लिए महत्वपूर्ण बचत ला सकता है जो उन शहरों में स्थित हैं जहां कार्यालय और वेयरहाउस स्पेस कम होता है।पेपरलेस कार्यालय के विचार को गले लगाने के लिए, लोगों को कागज का उपयोग करने की अपनी आदत में सुधार करना होगा। कर्मचारियों को केवल एक पेपरलेस कार्यालय को स्वीकार करने के लिए उपयोगकर्ता के अनुकूल सिस्टम की आवश्यकता होती है जो आगंतुकों को नौकरी के प्रदर्शन के बजाय वास्तव में कागज के बिना काम करने की अनुमति देते हैं। नई प्रणालियों की तरह, एक सीखने की अवस्था मौजूद है।कागज के बिना काम करने के लिए उपयोग किया जाता है, साथ ही कर्मचारियों द्वारा कुछ प्रतिरोध की उम्मीद की जा सकती है। यही वह जगह है जहां प्रत्येक व्यक्ति के दैनिक कार्यों के लिए पेपरलेस कार्यालय के फायदों पर प्रशिक्षण और कोचिंग आवश्यक है।पेपरलेस ऑफिस टेक्नोलॉजी के लिए मार्केटप्लेस ने विस्फोट किया है, और तीव्र प्रतिस्पर्धा ने कीमतों में कमी ली है। प्रौद्योगिकी अंततः मुख्य बिंदु पर पहुंच गई है जहां एक पेपरलेस कार्यालय वास्तव में आपकी उंगलियों पर है। नई वेब प्रोग्रामिंग भाषाएं जो उच्च-अंत डेटाबेस तकनीक से लाभान्वित होती हैं, वास्तव में एक पेपरलेस कार्यालय के वादे पर पहुंच रही हैं।बहुत कुछ को एक उद्देश्य के रूप में कागज रहित कार्यालय पर चर्चा की गई है जिसे कभी हासिल नहीं किया गया है। जबकि पेपरलेस कार्यालय की भविष्यवाणियां 10 साल पहले शुरू हुईं, आंकड़े बताते हैं कि दुनिया की 90% जानकारी कुछ वसूली योग्य प्रारूप में बनी हुई है। फिर भी, एक पेपरलेस कार्यालय गढ़ने का लंबे समय तक लक्ष्य अंत में उभरने लगा है।...