دستیابی به دفتر بدون کاغذ

دفتر بدون کاغذ واقعاً مفهومی است که تخیل چندین متخصص را که میزهای میزبان آن را به خود جلب کرده است ، به هم ریخته است. چند سال به عقب ، فکر دفتر بدون کاغذ محبوبیت پیدا کرد که ایده آل برای دستیابی به آن است. این ایده از جمله روشهای جدیدتر و کمتر درک شده برای افزایش چشمگیر کارایی دفتر و کاهش هزینه ها است.

در اصل ، کلمه "دفتر بدون کاغذ" روش انتقال سوابق از کاغذ به رایانه را توصیف می کند. گاهی اوقات دفتر بدون کاغذ به سادگی به عنوان "تصویربرداری از اسناد" توصیف می شود. غالباً به عنوان یک ابتکار فناوری اشتباه می شود ، اجرای دفتر بدون کاغذ هنوز در بسیاری از سازمان ها در حال حرکت کند است.

دفتر بدون کاغذ در واقع بسیار بیشتر از کاهش کاغذ است. یک سیستم عالی برای افزایش بهره وری و صرفه جویی در هزینه و زمان با خودکارسازی ذخیره سازی اسناد ، دستکاری و بازیابی ایجاد شده است. واقعاً ، واقعاً در مورد توانایی جابجایی اطلاعات در سریعترین زمان ممکن است.

با داشتن یک دفتر بدون کاغذ ، شما هرگز سند دیگری را از دست نخواهید داد و بلایای مانند آتش سوزی هرگز نمی تواند اطلاعات ارزشمند شما را نابود کند. امنیت با یک دفتر بدون کاغذ بهتر است ، زیرا می توانید کنترل کنید چه کسی می بیند چه اسنادی را می بینید.

دفتر بدون کاغذ در واقع یک سرمایه گذاری است ، زیرا منجر به کاهش هزینه های چاپ ، پستی ، حمل و نقل و ذخیره کاغذ می شود. شرکت ها همچنین می توانند خدمات را از طریق اجرای دفتر Paperless بهبود بخشند زیرا سوابق مشتری آسان تر و مرجع هستند.

استفاده از یک سیستم اداری بدون کاغذ به از بین بردن اطلاعات زائد کمک می کند ، در حالی که هیچ وابستگی به چندین بخش یا کارمندان برای داشتن نسخه های چاپی دقیقاً همان سند وجود ندارد. این امر ضرورت توزیع نسخه های به روز شده اسناد را از بین می برد. پس از بروزرسانی یک سند در دفتر Paperless ، نسخه جدید با نام تجاری بلافاصله برای همه کسانی که از آن استفاده می کنند باز می شود.

دفتر Paperless با دستیابی ، دسترسی ، به اشتراک گذاری و ذخیره خروجی چاپی در زیرساخت های شبکه ای ، مدیریت اسناد را بهبود می بخشد و به کارمندان امکان می دهد تا کارایی بیشتری کسب کنند. کلمه "سیستم های تصویربرداری اسناد" نرم افزار Office بدون کاغذ را مشخص می کند که می تواند به شما در تبدیل سوابق کاغذی به پرونده های الکترونیکی کمک کند.

هنگامی که اسناد به جای اینکه نسخه های فیزیکی از آن دور شوند ، به صورت الکترونیکی ذخیره می شوند ، بدون شک سوابق کاغذی کمتری تولید می شود و بنابراین فضای لازم برای ذخیره سازی مورد نیاز بدون شک به حداقل می رسد. این ممکن است پس انداز قابل توجهی را برای شرکت هایی که در شهرهایی قرار دارند که فضای اداری و انبار در آن کاهش می یابد ، به همراه آورد.

برای پذیرش فکر دفتر بدون کاغذ ، مردمی باید عادت خود را برای استفاده از کاغذ بهبود بخشند. گرفتن کارمندان برای پذیرش یک دفتر بدون کاغذ ، به سیستم های کاربر پسند نیاز دارد که به بازدید کنندگان اجازه می دهد به جای فداکاری عملکرد شغلی ، بدون کاغذ کار کنند. دقیقاً مانند سیستم های جدید ، یک منحنی یادگیری وجود دارد.

کار بدون کاغذ مورد استفاده قرار می گیرد ، به علاوه مقاومت برخی از کارکنان انتظار می رود. این جایی است که آموزش و مربیگری در مورد مزایای دفتر بدون کاغذ برای کارهای روزانه هر فرد ضروری است.

بازار فناوری دفتر بدون کاغذ منفجر شده است و رقابت شدید قیمت ها را کاهش داده است. سرانجام فناوری به نقطه اصلی رسیده است که یک دفتر بدون کاغذ در واقع در نوک انگشتان شما قرار دارد. زبانهای جدید برنامه نویسی وب که از فناوری پایگاه داده با کیفیت بالا بهره مند می شوند ، در واقع وعده یک دفتر بدون کاغذ را ارائه می دهند.

در مورد دفتر بدون کاغذ به عنوان هدفی که هرگز به دست نیامده است ، مورد بحث قرار گرفته است. در حالی که پیش بینی های دفتر مقاله از بیش از 10 سال پیش آغاز شد ، آمار نشان می دهد که 90 ٪ از اطلاعات جهان همچنان در قالب قابل بازیافت است. با این وجود ، هدف دیرینه ساخت یک دفتر بدون کاغذ سرانجام شروع به ظهور می کند.