Logrando La Oficina Sin Papeles

La oficina sin papel es realmente un concepto que ha capturado la imaginación de varios profesionales cuyos escritorios están cubiertos de desorden. Hace algunos años, la idea de la oficina sin papel era popularizada siendo un ideal que busca alcanzar. La idea se encuentra entre las formas más nuevas y menos entendidas de aumentar drásticamente la eficiencia del consultorio y reducir los costos.

Básicamente, la palabra "Oficina sin papel" describe el procedimiento para transferir registros de papel a computadora. A veces, la oficina sin papel se describe simplemente como "imágenes de documentos". A menudo equivocado como una iniciativa tecnológica, la implementación de la oficina sin papel todavía está en cámara lenta en muchas organizaciones.

Sin embargo, la oficina sin papel es mucho más que simplemente reducir el papel. Se creó un excelente sistema para aumentar la productividad y ahorrar dinero y tiempo al automatizar el almacenamiento de documentos, la manipulación y la recuperación. Realmente, realmente se trata de la capacidad de mover información lo más rápido posible.

Con una oficina sin papel nunca perderá otro documento, y los desastres como incendios no pueden destruir su valiosa información. La seguridad es mucho mejor con una oficina sin papel, porque puede controlar quién ve qué documentos.

De hecho, la oficina sin papel es una inversión, ya que resulta en cargos reducidos por impresión, envío, envío y trabajo de almacenamiento. Las empresas también pueden mejorar el servicio a través de la implementación de la oficina sin papel, ya que los registros de clientes son más fáciles de obtener y hacer referencia.

El uso de un sistema de oficina sin papel ayuda a eliminar información redundante, mientras que no hay dependencia de múltiples departamentos o empleados para poseer copias impresas de exactamente el mismo documento. Esto elimina la necesidad de distribuir versiones actualizadas de documentos. Una vez que se actualiza un documento en la oficina sin papel, la nueva versión está inmediatamente abierta a todos los que lo usan.

La oficina sin papel mejora la gestión de documentos al obtener, acceder, compartir y almacenar la producción impresa en una infraestructura en red, lo que permite a los empleados alcanzar una mayor eficiencia. La palabra "Sistemas de imágenes de documentos" identifica el software de oficina sin papel que puede ayudarlo a convertir los registros de papel en archivos electrónicos.

Cuando los documentos se almacenan electrónicamente en lugar de tener copias físicas archivadas, sin duda se producirán menos registros en papel y, por lo tanto, el espacio para el almacenamiento requerido se minimizará sin duda. Esto puede generar ahorros significativos para las empresas que se encuentran en las ciudades donde se reduce el espacio de oficinas y almacenes.

Para adoptar la idea de la oficina sin papel, la gente tiene que mejorar su hábito de usar papel. Hacer que los empleados simplemente acepten una oficina sin papel requieren sistemas fáciles de usar que permitan a los visitantes realmente trabajar sin papel en lugar de sacrificar el desempeño laboral. Al igual que los nuevos sistemas, existe una curva de aprendizaje.

Se puede esperar trabajar sin papel, además de cierta resistencia por parte de los empleados. Ahí es donde es esencial el entrenamiento y el entrenamiento en las ventajas de la oficina sin papel para las tareas diarias de cada individuo.

El mercado de la tecnología de oficinas sin papel ha explotado, y la intensa competencia ha bajado los precios. La tecnología finalmente ha llegado al punto principal donde una oficina sin papel está de hecho a su alcance. Los nuevos lenguajes de programación web que se benefician de la tecnología de bases de datos de alta gama en realidad están ofreciendo la promesa de una oficina sin papel.

Mucho se ha discutido la oficina sin papel como un objetivo que nunca se ha logrado. Si bien las predicciones de la oficina sin papel comenzaron hace más de 10 años, las estadísticas muestran que el 90% de la información del mundo continúa en algún formato recuperable. Sin embargo, el objetivo de larga data de fabricar una oficina sin papel finalmente está comenzando a surgir.