تحقيق المكتب اللاورقي

يعد المكتب بلا أوراق حقًا مفهومًا استحوذ على خيال العديد من المهنيين الذين يتم تغطية المكاتب في الفوضى. قبل بضع سنوات ، تم تعميم التفكير في المكتب بلا أوراق على أنه مثالي يبحث عن تحقيقه. الفكرة هي من بين الطرق الأحدث والأقل فهمًا لزيادة كفاءة المكتب بشكل كبير وتقليل التكاليف.

في الأساس ، تصف كلمة "Office Office" إجراء نقل السجلات من الورق إلى الكمبيوتر. في بعض الأحيان يتم وصف المكتب بدون الورق ببساطة بأنه "تصوير المستند". غالبًا ما يكون مخطئًا كمبادرة تقنية ، لا يزال تنفيذ المكتب الخالي من الورق في حركة بطيئة في الكثير من المنظمات.

إن المكتب بلا أوراق هو في الواقع أكثر بكثير من مجرد تقليل الورق. تم إنشاء نظام ممتاز لزيادة الإنتاجية وتوفير المال والوقت من خلال أتمتة تخزين المستندات والتلاعب والاسترجاع. حقًا ، يتعلق الأمر حقًا بالقدرة على نقل المعلومات بأسرع وقت ممكن.

مع مكتب بدون ورق ، لن تفقد وثيقة أخرى أبدًا ، ولا يمكن للكوارث مثل الحرائق تدمير معلوماتك القيمة. الأمن أفضل طريقة مع مكتب بدون ورق ، لأنه يمكنك التحكم في من يرى ما هي المستندات.

يعد المكتب بدون الورق في الواقع استثمارًا ، لأنه يؤدي إلى انخفاض رسوم الطباعة والبريد والشحن وتخزين الورق. يمكن للشركات أيضًا تحسين الخدمة من خلال تنفيذ المكتب بدون الورق نظرًا لأن سجلات العملاء أسهل في الحصول عليها والإشارة إليها.

يساعد استخدام نظام Office بدون ورق على التخلص من المعلومات الزائدة ، في حين لا يوجد اعتماد على أقسام متعددة أو موظفين لامتلاك نسخ مطبوعة من نفس المستند تمامًا. هذا يلغي ضرورة توزيع الإصدارات المحدثة من المستندات. بمجرد تحديث المستند في المكتب الخالي من الورق ، يكون الإصدار الجديد مفتوحًا على الفور لجميع الذين يستخدمونه.

يحسن المكتب الخالي من الورق إدارة المستندات من خلال الحصول على الإخراج المطبوع والوصول إليه وتبادله وتخزينه في بنية تحتية متصلة بالشبكة ، مما يتيح للموظفين تحقيق كفاءة أكبر. تحدد كلمة "أنظمة التصوير المستندات" برامج Office بدون الورق والتي يمكن أن تساعدك في تحويل السجلات الورقية إلى ملفات إلكترونية.

عندما يتم تخزين المستندات إلكترونيًا بدلاً من تقديم نسخ مادية ، سيتم إنتاج عدد أقل من السجلات الورقية بلا شك وبالتالي سيتم تقليل مساحة التخزين المطلوبة بلا شك. قد يؤدي ذلك إلى وفورات كبيرة للشركات الموجودة في المدن التي تأتي فيها مساحة المكاتب والمستودعات.

من أجل تبني فكرة المكتب بدون الورق ، يتعين على الناس تحسين عادة استخدام الورق. يتطلب الحصول على الموظفين ببساطة قبول مكتب بدون ورق أنظمة سهلة الاستخدام تسمح للزائرين بالعمل حقًا بدون ورق بدلاً من التضحية بالأداء الوظيفي. يشبه إلى حد كبير أنظمة جديدة ، يوجد منحنى تعليمي.

يمكن أن يعتاد العمل بدون ورقة ، بالإضافة إلى بعض المقاومة من قبل الموظفين. هذا هو المكان الذي يعد التدريب فيه والتدريب على مزايا المكتب الخالي من الورق على المهام اليومية لكل فرد أمرًا ضروريًا.

لقد انفجرت السوق لتكنولوجيا المكاتب الخالية من الورق ، وخفضت المنافسة المكثفة الأسعار. وصلت التكنولوجيا أخيرًا إلى النقطة الرئيسية حيث يكون المكتب بدون ورق في الواقع في متناول يدك. إن لغات برمجة الويب الجديدة التي تستفيد من تكنولوجيا قاعدة البيانات المتطورة تفي بالفعل بوعد مكتب بلا ورق.

لقد تمت مناقشة الكثير من المكتب الورقي كهدف لم يتحقق أبدًا. في حين أن تنبؤات المكتب بدون الورق بدأت منذ أكثر من 10 سنوات ، تشير الإحصاءات إلى أن 90 ٪ من معلومات العالم لا تزال في شكل قابل للاسترداد. ومع ذلك ، فإن الهدف الطويل الأمد المتمثل في تصنيع مكتب بلا أوراق بدأ في الظهور أخيرًا.